Een press kit, of persmap, is een verzameling afbeeldingen, factsheets, logo’s, video’s en andere middelen met feitelijke informatie over jouw bedrijf. Het biedt alles wat een journalist nodig heeft als achtergrondinformatie om een verhaal over jouw bedrijf te schrijven. Zoals de naam al doet vermoeden, is een persmap, ook wel een mediakit genoemd, nuttig voor journalisten en de media. En het is een essentieel onderdeel van jouw PR-bereik en een nuttig hulpmiddel om je bedrijf in de media te krijgen. Maar welke elementen vormen de perfecte persmap om jouw kleine bedrijf de publiciteit te geven die het nodig heeft voor succes?
Formaat van de persmap
Een mediakit bestaat uit informatie en tegenwoordig wordt die informatie meestal in elektronische vorm verstrekt. Het kan ook een bedrukt pakket zijn, maar printen is tegenwoordig ongebruikelijker. Dit zit in een elektronische persmap:
- De meeste bedrijven bieden informatie en links op hun website naar logo’s, video’s, foto’s, factsheets, management biografieën, andere berichtgeving in de pers en aanvullende info.
- De perskit links en middelen zijn verzameld op een perspagina, media center of ‘Over-pagina’ op de bedrijfswebsite.
- De webpagina of sectie is openbaar, zodat bezoekers en journalisten kunnen vinden en downloaden wat ze nodig hebben.
- Uiteraard kun je op verzoek altijd informatie e-mailen in de vorm van een PowerPoint-slide of PDF. Of stuur op verzoek eenvoudig bestanden zoals jouw logo, productafbeeldingen en documenten. Sommige grote ondernemingen hebben privé perscentra die een wachtwoord vereisen dat pas wordt verstrekt nadat een journalist contact met hen heeft opgenomen.
Voor de meeste kleine bedrijven is het het beste om uw persmap zo zelfbediening mogelijk te maken. Dit betekent dat u een goede selectie van perskit materialen online moet laden en deze toegankelijk moet maken op een openbare webpagina of een gedeelte van uw website — geen wachtwoord vereist. Werk uw persmap elke zes maanden (of eerder) bij om de materialen vers te houden.
Informatie online openbaar toegankelijk maken, is efficiënter voor je. Bedenk eens hoeveel tijd het zou kosten om items voor elk mediaverzoek afzonderlijk samen te stellen, keer op keer. Bovendien is het altijd beschikbaar hebben van de informatie op jouw website een gemakkelijke manier om de kans te vergroten dat je bedrijf in de media komt. Wie weet, is een verslaggever, YouTuber, Instagrammer of blogger op dit moment op zoek naar feiten over jouw bedrijf… zonder ooit contact met je op te nemen. Zorg ervoor dat ze het kunnen vinden!
Dit zijn de zaken die jouw persmap moet hebben
Persmappen hebben meerdere componenten nodig om effectief te zijn. Kortom, jouw media kit moet alles bevatten wat verslaggevers nodig hebben om meer over je bedrijf te weten te komen. Omdat elk verhaal anders is, kan dit een breed scala aan categorieën omvatten. Hier zijn enkele belangrijke elementen om een krachtig merk verhaal te vertellen dat interessant kan zijn voor elk mediakanaal of content maker waarmee je van plan bent samen te werken.
Bedrijfsachtergrond
De persmap moet het voor mediakanalen gemakkelijk maken om basisinformatie over de organisatie te vinden. Vermeld jouw bedrijfsgeschiedenis, missieverklaring, financieringsbronnen en andere bedrijfsinformatie die relevant zou kunnen zijn voor mogelijke berichtgeving in de media. Dit wordt vaak gebruikt om tegen het einde van een artikel of functie achtergrondinformatie over je bedrijf in te vullen.
Team
Een team kan ook relevant zijn voor potentiële artikelen. Dit geldt met name als een van hen van plan is interviews over jouw bedrijf of trending topics in de branche te geven. Kortom, deze zouden geloofwaardigheid moeten toevoegen door hun kwalificaties en prestaties op één plek aan te bieden. Voeg informatie toe van de oprichter of mede-oprichter, raad van bestuur en leiderschapsteam. Je kunt ook contactgegevens van personeel voor media relaties opnemen.
Belangrijke persberichten
Je verstuurt waarschijnlijk een persbericht telkens wanneer een nieuw product wordt gelanceerd of er iets verandert in je bedrijf. Behalve dat je ze rechtstreeks naar de pers en/of op distributie sites voor persberichten stuurt, moet je er toch een selectie van in de persmap opnemen. Dit kunnen volledige documenten zijn of in PDF-formaat. Neem elk persbericht op waarin de waarden, goederen of diensten van jouw bedrijf worden benadrukt. Besteed speciale aandacht aan elk persbericht met inhoud die een grote impact heeft gehad op het traject van het bedrijf. Zorg ervoor dat je het e-mailadres, sociale media profielen en andere contactgegevens van jouw PR-team opgeeft.
Informatie over producten of diensten
De kans is groot dat elk mediacontact waarnaar je je persmap stuurt, geïnteresseerd is in de producten of diensten die je aanbiedt. Een eenvoudige factsheet zou hen alle achtergrondinformatie moeten geven die ze nodig hebben. Als jouw bedrijf bijvoorbeeld een softwareprogramma verkoopt, moeten opsommingstekens de lanceringsdatum, functies, prijs, etc. bevatten. Als jouw bedrijf een dienst zoals marktonderzoek verkoopt, vermeld dan hoe het proces werkt en eventuele prijsinformatie op de factsheet.
