Waar je als ondernemer vroeger automatisch je boekhouding liet doen door een accountant, zijn er tegenwoordig een hoop oplossingen, waarbij je dat zelf kunt doen. Zo kun je erg makkelijk e-factureren via een boekhoudpakket, je boekhouding online beschermen met een PEPPOL-netwerk of boekhouden in de cloud. Eerder schreven we al over hoe je je bedrijf het beste kunt automatiseren, hieronder vertellen we je wat deze ontwikkelingen voor jou en je boekhouding betekenen en waar je op moet letten bij het kiezen van een boekhoudpakket.
Kies voor een boekhoudpakket dat gebruiksvriendelijk is
Als ondernemer ben je verplicht om een boekhouding bij te houden. Dat wil zeggen dat je al je inkomsten en uitgaven moet bijhouden. Waar je vroeger met je accountant afspraken maakte om dit zo goed mogelijk te doen, kun je tegenwoordig veel zelf, zowel online als offline. Als je kiest voor online is het natuurlijk belangrijk dat je een pakket vindt dat goed bij jouw onderneming past, wat niet al te ingewikkeld is en waarbij je zeker weet dat er niets over het hoofd wordt gezien. Kies daarom voor een boekhoudpakket dat gebruiksvriendelijk is en voldoet aan alle veiligheids- en privacy eisen. Heb je een boekhouder of accountant? Betrek die bij je keuze, want je werkt samen aan de administratie van jouw onderneming. Met een online boekhoudpakket werk je in de cloud en kan je boekhouder altijd meekijken, waardoor het eenvoudiger is een taakverdeling af te spreken. Daarnaast kun je de kosten aan een accountant drukken, omdat je op die manier enkele zaken uit zijn handen kunt halen en die zelf kunt doen. Houd er uiteraard wel rekening mee dat dit goed gebeurd en dat je er de tijd voor hebt.
Werken in de cloud
Met een online boekhoudpakket betaal je voor de toegang en gebruik via een abonnement. Een offline boekhoudpakket schaf je eenmalig aan en je betaalt daarna voor de updates. Zo is de software altijd up-to-date. Er wordt gewerkt in de cloud waardoor je je gegevens altijd en overal kunt benaderen via je telefoon, laptop of pc. Vanaf welke plek op aarde dan ook, wat het erg makkelijk maakt om zaken op te zoeken of aan te passen wanneer je maar wil. Veel mkb-ondernemers werken nog met offline boekhoudpakketten waarbij je de software lokaal installeert op je computer. Tegenwoordig worden echter alleen nog online boekhoudpakketten verkocht.
Digitalisering van je boekhouding levert veel voordelen op
De tijd van een schoenendoos met bonnen is nu echt voorbij, alhoewel je nog steeds mag werken met Excel Sheets, een papieren boekhouding of eigengemaakte boekhoudsoftware op basis van open source boekhoudsoftware. Als je maar aan de eisen van de wet hieromtrent voldoet. Digitalisering van je administratie biedt echter voordelen bij de professionalisering van je bedrijf. Met Excel Sheets kun je bijvoorbeeld geen uitstaande facturen in de gaten houden en weet je dus vaak niet wat er nog open staat. Facturen maak je dan apart in Word. Doordat je het handmatig doet, maak je snel fouten in bijvoorbeeld factuurnummers. Met een online boekhoudpakket werk je sneller en hoef je niet alles met de hand in te kloppen.
Het onafhankelijke keurmerk Zeker-OnLine
Ga je op zoek naar een online boekhoudpakket, neem er dan één met het onafhankelijke keurmerk Zeker-OnLine. Deze voldoet namelijk automatisch aan de hoogste veiligheidsstandaarden, alle wetten en regels, eisen van de Belastingdienst en is AVG- proof. Je dient via die boekhoudsoftware je aangifte omzetbelasting in en je betaalt via de door jou gewenste manier. Voordeel is dat je minder snel fouten maakt bij het invoeren van gegevens voor je omzetbelasting en het vergroot de snelheid van betaling.
Boekhoudkundige hulp van de Belastingdienst
In een boekhoudpakket met het keurmerk Zeker-OnLine zit ook boekhoudkundige hulp van de Belastingdienst. Als je bijvoorbeeld shirts voor je medewerkers hebt laten drukken en dit willen boeken op de post ‘zakelijke kleding,’ komt er een pop-up van de Belastingdienst die zegt: ‘Als je zakelijke kleding wilt boeken, moet het hieraan voldoen.’ Op de website van de Stichting Zeker-OnLine staan leveranciers van boekhoudsoftware die dit keurmerk hebben. Kies dan ook altijd een leverancier uit deze lijst, dan weet je zeker dat je de juiste software aanschaft.
In combinatie met app
Uiteraard zoek je een pakket dat gebruiksvriendelijk is. De meeste online boekhoudprogramma’s werken met een app. Via die app maak je eenvoudig foto’s van bonnen en inkomende facturen. Die staan dan meteen in het systeem. Er zijn ook boekhoudpakketten waarbij je via Whatsapp communiceert met een chatbot. Op die manier kun je een bon uploaden of je saldo opvragen.
Elektronisch factureren
Ook elektronisch factureren kan geïntegreerd worden in de boekhoudsoftware. In sommige gevallen valt e-facturering onder een los pakket dat je apart moet aanschaffen. Bekijk welke functies en modules voor jouw bedrijf belangrijk zijn, zoals urenregistratie, voorraadbeheer en een kassasysteem. Extra functies kunnen het abonnement duurder maken en sommige pakketten hebben dit standaard erin zitten, waardoor je niets extra’s betaald.
Pan-European Public Procurement On-Line
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd, AVG-proof netwerk in de Europese Unie. Boekhoudsoftware kun je op PEPPOL aansluiten zodat je internationaal e-facturen uit kunt wisselen. Je wordt streng gecontroleerd voordat je toegang krijgt tot PEPPOL. Als jouw administratie en die van je klant geregistreerd staan in PEPPOL, staat je e-factuur meteen in het boekhoudpakket van de ontvanger. Facturen kunnen dan niet meer zoekraken.
