Vergaderen: het is iets wat we allemaal vaak doen en volgens velen zelfs veel te veel doen. Je kunt je dan ook de vraag stellen of het allemaal wel zo nuttig is om voor het kleinste of het geringste bijeen te komen. Dat brengt ons dan ook bij een andere, betere vraag omtrent het topic. Vergaderen we wel efficiënt? Het antwoord op die vraag is jammer genoeg vaker niet dan wel. Hoe kan je het dan aanpakken om jouw vergaderingen wel de moeite waard te maken? Daar zijn wel wat tips voor.
Vergaderen: is het nodig?
De eerste vraag die je je altijd zou moeten stellen bij een vergadering is of het wel nodig is. Kan wat je wilt bespreken even efficiënt besproken worden via mail? Doe dat dan ook. Dezelfde vraag trek je nadien door doorheen de verschillende agendapunten. Is dit onderwerp belangrijk voor jullie? Kunnen jullie dat onderwerp professioneel en vakkundig behandelen? Kunnen we door hier als groep over na te denken tijd winnen? Aan de hand van die vragen snoei je in de agendapunten tot enkel de kern overblijft.
En wie is nodig?
Hetzelfde moet je eigenlijk ook doen met de deelnemers. Een vergadering met deelnemers die niet nodig zijn in het gesprek zal het bereiken van de doelstellingen moeilijker maken. Hoe bepaal je dan wie wel mee mag doen? Dat heeft dan weer alles te maken met het onderwerp, de doelstelling en het belang in de onderneming van de diverse personen. Heb je veel uiteenlopende agendapunten? Maak een strikte tijdsplanning op en laat mensen komen en gaan tijdens de vergadering.
Zorg voor duidelijkheid
Wat wil je eigenlijk bereiken met jouw vergadering? Wil je informeren, consulteren of beslissingen nemen? De exacte doelstelling van een vergadering identificeren en ook duidelijk communiceren zal de betrokkenheid verhogen en de kans op slagen markant doen stijgen. Transparantie is belangrijk in de zakenwereld. Het is dan ook om die reden dat je best ook op voorhand een duidelijke agenda opmaakt en doorstuurt. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en kan iedereen ook in de mate van het mogelijke zich voorbereiden.
De voorbereiding
De grootste reden waarom vergaderingen vaak in het honderd lopen en aanvoelen als tijdsverlies is het feit dat de voorbereiding gewoon niet goed gedaan wordt. Zit je met slecht voorbereide deelnemers heeft dit een effect op wie dat wel is. Zorg er dan ook voor dat jouw voorbereiding op orde is, bezorg iedereen tijdig de nodige documenten en zorg ervoor dat ongewenst gedrag niet beloond wordt. Bij de voorbereiding hoort overigens ook het respecteren van de timing (time is money!) en het zorgen voor degelijke vergaderomstandigheden. Wat zijn degelijke vergaderomstandigheden? Een ruimte die groot genoeg is voor alle deelnemers vastleggen, eventueel een flip-over of een bord beschikbaar hebben of een projector.
Goed vergaderen in Brabant is een kunst die voor wie er wat moeite in steekt helemaal niet zo moeilijk hoort te zijn. Jammer genoeg zitten wij in onze contreien met een vergadercultuur die niet per se altijd de meest efficiënte en nuttige aanpak is. Maar dat hoeft niet te betekenen dat dit in jouw bedrijf ook van toepassing moet zijn.
